有效解決問題
2022年5月14日，在周六全體管理干部早會(huì)上，總經(jīng)理王風(fēng)華先生闡述了有效的解決問題應(yīng)從深入了解問題、制定解決方案、建立監(jiān)督機(jī)制、對(duì)資源需求要直掏核心等四個(gè)方面去著手。
自從建立報(bào)備和預(yù)警機(jī)制以來，我每天都會(huì)收到二十幾封有關(guān)交期、品質(zhì)、生產(chǎn)等方面的報(bào)備或預(yù)警郵件。從這些郵件中，我發(fā)現(xiàn)有的立案、報(bào)備郵件沒有講清發(fā)生了什么；有的預(yù)警郵件回復(fù)沒有給出具體的措施；有的預(yù)警回復(fù)郵件沒有給出解決問題的最后期限；還有的郵件對(duì)當(dāng)前解決問題的狀態(tài)沒有報(bào)備清楚等等。公司高層團(tuán)隊(duì)每天花1-2個(gè)小時(shí)來處理這些郵件，如果所報(bào)備或所回復(fù)的內(nèi)容不符合邏輯，或者說不能有效的解決問題，那就是在浪費(fèi)時(shí)間。那么，如何做才能有效的解決問題呢？
一、深入了解問題
1930年5月，毛澤東同志為了反對(duì)當(dāng)時(shí)紅軍中存在的教條主義思想，專門寫了《反對(duì)本本主義》一文中提出“沒有調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán)”。一些管理干部在處理問題時(shí)習(xí)慣于通過電話、郵件、微信來處理，不愿意到現(xiàn)場去了解問題的真相。這也是我為什么經(jīng)常批評(píng)物流部副總陳彬輝和代理總工張銳，一些長時(shí)間他們解決不了的問題，讓姚總監(jiān)出馬就解決了。為什么不同的人處理問題的結(jié)果會(huì)有這么大的差異呢？究其原因：姚總監(jiān)在處理問題前會(huì)到現(xiàn)場去了解問題的真相。而陳副總和張工不愿走現(xiàn)場，習(xí)慣于聽下屬講--發(fā)生了什么。1968年，毛澤東同志號(hào)召“知識(shí)青年到農(nóng)村去，接受貧下中農(nóng)的再教育，很有必要”之后，大量的知青上山下鄉(xiāng)，到最廣大的農(nóng)村定居并參加勞動(dòng)。在這里，我們不談知青下鄉(xiāng)的政治意義，有一點(diǎn)是可以肯定：“知青上山下鄉(xiāng)”讓城市青年知道糧食是從哪里來，而不像現(xiàn)在的都市孩子以為西瓜是從地里挖出來的，花生長在樹上。昨天晚上，我家的孩子問到西漢張騫出使西域的意義，張騫出使西域最初的目的是去大月氏，欲聯(lián)合大月氏共擊匈奴，但是在途中兩次被匈奴所俘，十多年后才逃回來?？梢哉f，張騫出使西域是沒有完成最初的使命。那么張騫西域之行的意義何在？從長遠(yuǎn)的角度看，張騫在被俘的這十多年對(duì)匈奴所轄區(qū)域的風(fēng)土人情、地形地貌的實(shí)地勘察，并繪制成地圖，為后來衛(wèi)青、霍去病出兵進(jìn)攻匈奴提供了寶貴的信息和資料。古人云：“百聞不如一見”、“讀萬卷書不如行萬里路”就是這個(gè)道理。所以，認(rèn)識(shí)問題，深入現(xiàn)場去了解真相是解決問題的第一步。
二、制定解決方案
曾國藩云：“天下事,在局外吶喊議論,總是無益,必須躬身入局,挺膺負(fù)責(zé),乃有成事之可冀”。 這句話的意思是：無論干什么事情，光是站在局外討論，注定是沒有用的，必須積極投身到其中，挺起胸膛擔(dān)負(fù)起該擔(dān)的責(zé)任，才有可能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、收獲成功。躬身入局、擔(dān)當(dāng)作為是能干事、會(huì)干事、干成事的不二法門。在周四“三流會(huì)”上，物流部的同仁就抱怨因?yàn)榻訂尾痪?，?dǎo)致計(jì)劃不好排，物料配套難。試想一下，甌海自成立二十多年以來，哪一年的負(fù)荷是均衡的？如果接單按你的意愿均衡接單，物料不用做任何動(dòng)作就可以準(zhǔn)時(shí)回來，生產(chǎn)不用任何調(diào)配就可以按計(jì)劃達(dá)成目標(biāo)，那么物流部這么多人的價(jià)值又體現(xiàn)在哪里？作為管理干部在面對(duì)問題時(shí)不能逃避問題、不能推脫責(zé)任，也不要埋怨。要學(xué)會(huì)擔(dān)當(dāng)、躬身入局和挺膺負(fù)責(zé)。當(dāng)問題到你面前時(shí)，只有心存“我就解決問題的最終負(fù)責(zé)人”這種責(zé)任止于此的態(tài)度，才能快速的解決問題。同時(shí)，我們還應(yīng)快速的制定出解決問題的方案，明確由誰來做、什么時(shí)間做，怎么做，要做到什么程度。
三、建立監(jiān)督機(jī)制
管理學(xué)上說“下屬只做你檢查的工作，不做你希望的工作”。IBM前董事長郭士納也說過：“員工絕對(duì)不會(huì)做你希望的事情，只會(huì)做你考核的事情?！惫緝?nèi)有一部分員工很自覺、很努力的工作，但大部分人是靠監(jiān)督來完成任務(wù)，還有一部分人需要?jiǎng)e人幫助才能做好份內(nèi)工作。從主觀愿望上講，我們都希望所有員工都能發(fā)揮主觀能動(dòng)性，自主獨(dú)立的把工作做好。實(shí)際上，如果不檢查下屬對(duì)自己交待的事項(xiàng)是否立即采取行動(dòng)，不核對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度是否按原計(jì)劃推進(jìn)，那么最終的結(jié)果往往不盡人意。沒有監(jiān)督就沒有落實(shí)，國家為什么成立市場監(jiān)督管理局、稅務(wù)局、審計(jì)局等行政機(jī)構(gòu)？其目的也是起監(jiān)督作用。如果一個(gè)人生病了，不去醫(yī)院檢查，靠禱告或喝符水是難以治愈的。管理者有四個(gè)職能，即計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。控制工作包括確立控制目標(biāo)、衡量實(shí)際業(yè)績、進(jìn)行差異分析、采取糾偏措施等，對(duì)正常的工作我們要建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)異常問題我們更應(yīng)做好控制工作。
四、對(duì)資源需求要直掏核心
公司早期的會(huì)議語錄是“我是有準(zhǔn)備而來，我清楚的知道我答應(yīng)別人和別人答應(yīng)我的事項(xiàng)，今天我將在此核對(duì)，并確保提問或回復(fù)問題明確、直掏核心！”在整合資源完成任務(wù)時(shí)，這句語錄也同樣適用。因?yàn)椴煌穆氊?zé)分工，每個(gè)崗位手頭的資源有限，每個(gè)人都有能力邊界。很多問題憑自己一人之力難以解決的時(shí)候，我們就需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作或?qū)で蟾邔拥膸椭?。在尋求資源支持時(shí)，我們要做到單刀直入或者說是直掏核心，明確告訴對(duì)方“我要什么樣的資源支持，才能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果?！倍荒芟裼行┳骷覍懙奈恼?，讓讀者冥思苦想的去理解，去查找語句背后的典故。管理工作就是要直接明了，不能繞彎子。因?yàn)楣靖邔佑泻芏鄦栴}需要去思考，有很多事務(wù)需要去拍板，如果每個(gè)人所報(bào)備的內(nèi)容都需要上級(jí)多問幾個(gè)為什么，就是在浪費(fèi)別人的時(shí)間。
認(rèn)識(shí)問題，深入現(xiàn)場去了解真相是有效解決問題的第一步；面對(duì)問題時(shí)，我們應(yīng)躬身入局、挺膺負(fù)責(zé)，做到責(zé)任止于此，并快速的制定出解決問題的方案，明確由誰來做、什么時(shí)間做，怎么做，要做到什么程度。對(duì)正常的工作我們要建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)異常問題我們更應(yīng)做好控制工作。在尋求資源支持時(shí)，我們要做到單刀直入，直掏核心，明確告訴對(duì)方自己需要什么樣的資源支持，不能繞彎子。