如何避免內(nèi)控失效
2022年11月12日，在周六全體管理干部早會上，總經(jīng)理王風(fēng)華先生以開發(fā)案批量申請強制結(jié)案的案例為引題，從成本管控、項目評估和組織建設(shè)三個方面闡述了如何避免內(nèi)控失效。
周三，產(chǎn)品規(guī)劃部的職員反映近期有約100來款的新開發(fā)項目工程部申請強制結(jié)案。針對產(chǎn)品規(guī)劃部反映的問題，公司安排標準辦龍工去調(diào)查為什么有這么多新項目需要強制結(jié)案。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，工程部在系統(tǒng)中申請了約90款的新樣品終止開發(fā)計劃，而且有一部分新款的物料已經(jīng)采購回庫，等待產(chǎn)品試制。之所以發(fā)生上述這類現(xiàn)象說明我們在成本管控、項目評估和組織建設(shè)等內(nèi)控還存在失效點。什么是內(nèi)控呢？內(nèi)控是內(nèi)部控制的簡稱，指企業(yè)內(nèi)部的控制運作。內(nèi)控是外部強加給我們的，它要求企業(yè)里的每個人都應(yīng)該使用正確的方法，做該做的事情。企業(yè)管理人員需要更好地掌握從事企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)所需的基本理論、法規(guī)要求、實務(wù)操作技能、評價指標和管理方法，從而協(xié)助企業(yè)提高內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效性。
一、做好成本管控。
通過標準辦調(diào)查發(fā)現(xiàn)，從設(shè)計、繪圖、建BOM、PE策劃這四個階段，每款新樣品所付出的工資成本就高達到1078元。如果再算上模具策劃費用、材料費用等，這90款申請強制結(jié)案的新樣品在進入新產(chǎn)品試制階段之前就浪費了近25萬元。公司一直強調(diào)，財務(wù)管理要從記賬式和核算式財務(wù)管理上升到管理型財務(wù)。管理型財務(wù)的根本點在于把財務(wù)作為一個內(nèi)部控制體系。企業(yè)管理的重心在控制，而財務(wù)控制是這個體系中的核心。財務(wù)人員要有敏銳的嗅覺，做到哪里有浪費，哪里就有相應(yīng)的管控措施，真正做到資金流、信息流、物流的完整和統(tǒng)一。同時，財務(wù)部還要培訓(xùn)其它部門財務(wù)知識，讓他們學(xué)會算賬。只有各部門負責(zé)人學(xué)會算賬，有成本意識，才懂得珍惜機會和避免浪費。記得小時候我們學(xué)過李紳的一首詩“鋤禾日當(dāng)午，汗滴禾下土。誰知盤中餐，粒粒皆辛苦。”為什么農(nóng)民珍惜糧食？因為他們知道種田的辛苦，知道一粒谷子是用一滴汗水換來的。孩子們心中的“袁隆平爺爺”為什么受人尊敬？因為他解決了人民吃飯問題，讓農(nóng)民的收成增多。
二、項目評估要認真、嚴謹
工程部申請強制結(jié)案的這90款新樣品都是經(jīng)過NPI策劃的（包括工藝策劃、工序流程策劃、模具策劃、品質(zhì)策劃、成本策劃和交期策劃等），這些策劃也經(jīng)過了初審、復(fù)審和終審等審核流程，為什么經(jīng)過這些前期策劃的項目最終選擇放棄開發(fā)？一方面說明我們以前的策劃工作不嚴謹，新產(chǎn)品試制和工藝驗證可能達不到預(yù)期效果和要求。另一方面是有的新款錯過了客戶新產(chǎn)品的上市時間。眼鏡既是醫(yī)療用品，也是時尚產(chǎn)品。如果我們的項目周期拖得太長，就會錯過銷售旺季。為了避免新樣品開發(fā)周期過長，錯過銷售季節(jié)和節(jié)約研發(fā)成本，公司要求把產(chǎn)品開發(fā)部門的負荷控制在一定的范圍內(nèi)，并優(yōu)先處理確定性的新項目（比如客戶的確認樣、客戶的選款、客戶的轉(zhuǎn)款等）。同時，我們還要招聘成熟的設(shè)計師，根據(jù)客戶的品牌、消費群體和銷售定價等要素有針對性的給客戶設(shè)計，做到精準定位，以提高新產(chǎn)品的命中率。公司要求現(xiàn)任從事策劃工作的PE在這90款強制結(jié)案的新項目中汲取經(jīng)驗和教訓(xùn)，做到交學(xué)費而不浪費，也就是公司所倡導(dǎo)的在工作中學(xué)習(xí)和在學(xué)習(xí)中工作，在策劃過程中要做到“認真、嚴謹、規(guī)范、高效”。因為NPI策劃是源頭，工程部是制定標準的部門，只有他們的工作做到認真和嚴謹，才能確保產(chǎn)品在批量化生產(chǎn)時能實現(xiàn)高效。
三、發(fā)揮組織建設(shè)的積極作用
工程部申請強制結(jié)案的90多款樣品中有一部分是幾個月前的項目，為什么這些新項目幾個月以后才申請強制結(jié)案？一方面反映工程團隊不專業(yè)，做事沒有邏輯。另一方面說明周邊部門沒有發(fā)揮嵌入式管理模式的積極作用。公司早在2019年就推行嵌入式管理模式，即當(dāng)某一個班組或部門出現(xiàn)問題，我們應(yīng)發(fā)揮組織建設(shè)的作用，作為上司和周邊部門就要及時介入處理。單就這個案例來說，與新產(chǎn)品開發(fā)相關(guān)的周邊部門人員有業(yè)務(wù)員、新產(chǎn)品規(guī)劃部的PD、有負責(zé)品質(zhì)的CE、有負責(zé)交期的MPS等，如果他們把腳踩進去了，參與對單，做好交期控制，就會早一點發(fā)現(xiàn)問題，把問題扼制在萌芽狀態(tài)。如果我們的高管能及時介入處理，就會讓工程部的內(nèi)部管理更受控，而不是任憑他們亂折騰。早在2019年公司就要求物流部成立工程物控科，給產(chǎn)品開發(fā)單位做好物料配套、數(shù)據(jù)管理和樣品進度管控等工作。如果在2019年物流部就認真落實了這項工作，那么工程部就不會存在尾數(shù)無人處理、數(shù)據(jù)交接不清、在制量超標等種種不良現(xiàn)象。生產(chǎn)部門為什么這幾年漸漸理順了？不是生產(chǎn)單位的管理干部意識和專業(yè)化程度提高了，而是我們的高管和周邊部門發(fā)揮了嵌入式管理模式和組織建設(shè)的積極作用，讓生產(chǎn)單位的問題及時曝露在陽光下，做到事事有人管，處處有監(jiān)督。
要想提高企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效性，其一我們要做好成本控制，財務(wù)管理要從記賬式和核算式財務(wù)管理上升到管理型財務(wù)，做到哪里有浪費，哪里就有相應(yīng)的管控措施，真正做到企業(yè)資金流、信息流、物流的完整和統(tǒng)一，并教會其它部門算賬，只有各部門負責(zé)人學(xué)會算賬，有成本意識，才懂得珍惜機會和避免浪費。其二項目評估要做到“認真、嚴謹、規(guī)范、高效”。因為NPI策劃是源頭，工程部是制定標準的部門，只有他們的工作做到認真和嚴謹，才能確保產(chǎn)品在批量化生產(chǎn)時能實現(xiàn)高效。其三是企業(yè)高管和周邊部門要發(fā)揮嵌入式管理模式和組織建設(shè)的積極作用，讓所有問題及時曝露在陽光下，做到事事有人管，處處有監(jiān)督